Aktenarchivierung
Wir schaffen für Ihre Akten einen verlässlichen Aufbewahrungsort
Worte sind wertvoll, doch Sicherheit ist unbezahlbar. Ob Akten, Dokumente, Pläne oder elektronische Datenträger – die langfristige und sichere Archivierung dieser Unterlagen liegt bei uns in besten Händen. So ersparen Sie sich nicht nur das mühsame Suchen nach alten Dokumenten, sondern auch die Bereitstellung umfangreicher Lagerflächen. Mit unserer externen Aktenarchivierung behalten Sie jederzeit schnellen Zugriff auf Ihre Daten – sowohl digital über Ihren Computer als auch im Original.
Die Frye GmbH ist gemäß der SVG DIN EN ISO 9001:2015 für den Bereich Aktenarchivierung zertifiziert. Wir gehen mit Ihrem Eigentum äußerst vertraulich um und gewährleisten höchste Sicherheitsstandards.
Akten fachgerecht lagern
Die verlässliche Aufbewahrung von Akten erfordert sorgfältige Maßnahmen. Bei der Frye GmbH gewährleisten wir, dass sämtliche relevanten Vorschriften eingehalten werden und kontrollieren deren Umsetzung kontinuierlich. Dadurch bieten wir unseren Kunden einen vertrauenswürdigen und sicheren Service. Auf Wunsch holen wir Ihre Dokumente direkt bei Ihnen ab und transportieren sie zu einem unserer Hochsicherheitslager. Dabei erfassen wir Ihre Unterlagen stets mit Angaben zu Kostenstellen, Abteilungen, Suchbegriffen, Zugriffsberechtigungen sowie festgelegte Vernichtungsfristen.
Wie werden Ihre Akten sicher gelagert?
Jedes einzelne Archivdokument erhält eine unverwechselbare Kennzeichnung durch einen Barcode. Auf Wunsch ist sogar eine Erfassung bis hin zur Ebene der Einzelbelege realisierbar. Unsere eigens entwickelte Archivsoftware erlaubt; eine schnelle und präzise Suche nach Dokumenten mittels Stichwörtern oder Codes. Vor der endgültigen Einlagerung werden sämtliche Daten nochmals gründlich überprüft und abgeglichen. Die anonymisierten Archivboxen sowie die zufällig vergebenen Lagerplätze gewährleisten einen effektiven Schutz vor unbefugtem Zugriff.
Auslagerung von Akten – Ihre Vorteile kompakt zusammengefasst
- Reduzieren Sie Ihre Kosten um bis zu 70 %
- Sichere Aufbewahrung in Hochsicherheitslagern
- Zügiger Zugriff auf Ihre Unterlagen
- Maximaler Schutz Ihrer Daten
- Verlässliche Vertraulichkeit garantiert
- Umfassende und lückenlose Dokumentation gewährleistet
- Liefer- und Abholservice
- Fachkundige Beratung
- Organisation und Ordnung von Inhouse-Archiven
- Sicherung und Wiederherstellung von Akten
- Bereitstellung von Archivierungssoftware
- Datenschutzkonforme Vernichtung von Aktenmaterial
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen bei der Aktenarchivierung
Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen führen dazu, dass Ihr Aktenbestand kontinuierlich wächst. Dies erschwert es Unternehmen zunehmend, alle Fristen im Blick zu behalten und Akten nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht ordnungsgemäß zu entsorgen. Vertrauen Sie auf die externe Aktenarchivierung durch die Frye GmbH – wir übernehmen diese Aufgabe für Sie. Bereits bei der Einlagerung wird der Vernichtungstermin festgelegt. Dadurch stellen wir sicher, dass die gesetzlichen Fristen eingehalten werden und gleichzeitig keine unnötig große Menge an Akten angesammelt wird.
Bei der Vernichtung Ihrer Unterlagen folgen wir einem klar definierten Prozess, der höchste Sicherheits- und Datenschutzanforderungen garantiert. Sollten sich gesetzliche Vorgaben ändern, passen wir den Vernichtungstermin selbstverständlich entsprechend an. Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, die Aufbewahrungsdauer über die gesetzliche Frist hinaus zu verlängern.
Archivierung digitaler Rechnungen und sonstiger Daten
Heutzutage liegen zahlreiche Rechnungen, Verträge und weitere relevante Unterlagen ausschließlich in elektronischer Form vor. Dennoch sind Sie weiterhin verpflichtet, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Digitale Daten können auf Speichermedien wie CDs, DVDs oder Festplatten gesichert und anschließend in unserem Hochsicherheitslager sicher verwahrt werden. Dabei ist besonders wichtig, dass die Archivierung revisionssicher erfolgt. Das heißt, dass nachträgliche Veränderungen an den gespeicherten Daten ausgeschlossen sind.
Der Vorteil digitaler Dokumente besteht darin, dass wir Ihnen diese bei Bedarf unmittelbar an Ihrem Arbeitsplatz bereitstellen können. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, Ihre Unterlagen regelmäßig digital zu archivieren. Wir stehen Ihnen hierbei gern unterstützend zur Seite: Mehr erfahren.: Mehr erfahren
Individueller Kundenservice
Unsere qualifizierten Fachkräfte stehen Ihnen als verlässliche Ansprechpartner in allen Belangen der Aktenarchivierung zur Verfügung – von der Abholung über die sichere Lagerung bis hin zur fachgerechten Vernichtung. So gewährleisten wir eine jederzeit zügige und flexible Umsetzung Ihrer Wünsche.
Als Ihr kompetenter Partner legen wir größten Wert auf Verlässlichkeit, Diskretion sowie eine professionelle und engagierte Serviceleistung bei der externen Archivierung.
